AF Byggfornyelse: slik registreres underentreprenørene inn på Asker rådhus

AF Byggfornyelse bruker Admissio til innregistrering av underentreprenører og mannskap på Asker rådhus. Underentreprenørene inviteres i Admissio, arbeiderne skanner en QR-kode på byggeplassen, og innregistreringen godkjennes først når alt er gjennomført. Prosjektingeniør Morten Frivang forteller hvordan flyten ser ut, og hva den har erstattet.

Hva var utfordringen med flere portaler?

Antall steder å gå. AF Byggfornyelse håndterte innregistrering og kursdokumentasjon i flere systemer samtidig uten at disse delte informasjon. Målet med ny løsning var derfor å gjøre prosessene enklere, mer effektive og mindre tidkrevende for prosjektet.

«Flere sider man måtte innom. Ingenting gikk helautomatisk eller ga en helhetlig oversikt», sier Frivang.

Hvordan foregår innregistreringen på Asker rådhus i dag?

I fem steg, fra invitasjon til godkjent mannskap:

1. AF Byggfornyelse inviterer underentreprenøren gjennom Admissio.
2. Arbeideren skanner en QR-kode på byggeplassen.
3. Arbeideren får prosjektinformasjonen og ser en video med prosjektlederen.
4. Arbeideren får lenke til riggplan og til de obligatoriske kursene i AF-portalen.
5. Innregistreringen godkjennes først når Admissio viser at alt er gjennomført.

Hvorfor er integrasjonen mot AF-portalen og HMSREG avgjørende?

Fordi den fjerner oppslagene. Frivang trekker frem nettopp dette som det som var utslagsgivende for valget.

«At Admissio snakker med AF-portalen og HMSREG, så man ser hvilke kurs arbeideren har gjennomført uten å måtte gå innom andre sider», sier han.

I praksis betyr det at prosjektingeniøren ser én liste over gjennomførte kurs, i stedet for å kontrollere flere systemer per person.

Hva sparer prosjektet tid på?

Kontrollen av hver enkelt arbeider. «Vi bruker mindre tid på å sjekke forskjellige sider om arbeideren har gjennomført riktige kurs. Admissio gir en liste over alle kurs vedkommende har gjort», sier Frivang.

Han beskriver også hva som skjer når noe mangler: i stedet for å gå inn i portalen og sende lenken på nytt, viser han arbeideren til meldingen vedkommende allerede har fått fra Admissio.

Gevinstene han oppgir er tidsbesparelse, bedre kontroll på innregistreringer, bedre oversikt over kompetanse, enklere kommunikasjon med utenlandske arbeidere og færre manuelle oppgaver.

Hvordan gikk implementeringen?

Med en innkjøringsperiode. «Litt å sette seg inn i på starten av prosjektet. Et par funksjoner som ikke var oppe enda, men dette er fikset nå og fungerer bra», sier Frivang.

Han beskriver oppstarten som godt fulgt opp, med jevnlige møter på initiativ fra Admissio, og opplæringen som god. «Ønsker vi har hatt, har dere løst», sier han om hvordan forbedringsforslag er fulgt opp.

Hvem har ansvaret når hovedentreprenøren samler dokumentasjonen?

Arbeidsgiveren, fortsatt. At hovedentreprenøren samler dokumentasjon i ett system, betyr ikke i seg selv at underentreprenørens arbeidsgiveransvar er overtatt.

Arbeidsgiveren har ansvar for at egne ansatte får nødvendig opplæring. Byggherren har egne plikter knyttet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, og hovedbedriften har ansvar for samordning innenfor sitt område. Disse rollene må holdes tydelige gjennom hele kontraktskjeden.

Admissio gir prosjektet oversikt over hva som er gjennomført. Vurderingen av hva som er nødvendig opplæring, og ansvaret for at den er gitt, ligger der den alltid har ligget.

«Ønsker dere å bruke mindre tid på innregistrering, samtidig som dere har god oversikt over gjennomførte kurs — prøv Admissio.»
Morten Frivang, prosjektingeniør i AF Byggfornyelse

Vanlige spørsmål om innregistrering av underentreprenører

Hvem har ansvar for HMS-opplæring av underentreprenørens ansatte?

Arbeidsgiveren har ansvar for at egne ansatte får nødvendig opplæring. Byggherren har egne plikter etter byggherreforskriften, og hovedbedriften har ansvar for samordning innenfor sitt område. At hovedentreprenøren samler dokumentasjonen i ett system, flytter ikke arbeidsgiveransvaret.

Hvordan onboarder jeg mange arbeidere på et stort byggeprosjekt?

Ved å flytte informasjonen til før oppmøte og automatisere kontrollen. På Asker rådhus inviteres underentreprenøren i Admissio, arbeideren skanner QR-kode på plassen, gjennomfører prosjektinformasjon og kurs, og godkjennes først når alt er registrert gjennomført.

Kan Admissio integreres med systemene vi allerede bruker?

Ja. AF Byggfornyelse bruker Admissio sammen med AF-portalen og HMSREG, slik at gjennomførte kurs vises samlet. Løsningen har også integrasjoner mot blant annet NAEVA og Infotech.

Hvordan fungerer innregistrering med QR-kode på byggeplass?

Arbeideren skanner koden med mobilen og føres rett til prosjektets informasjon, uten å laste ned noe. Alternativt kan arbeideren inviteres på forhånd med SMS-lenke og gjennomføre alt før oppmøte.

AF Byggfornyelse erstattet flere parallelle portaler med én flyt: invitasjon, QR-kode, prosjektinformasjon, kurs og godkjenning. Gevinsten ligger ikke i ett stort hopp, men i at kontrollen av hver enkelt arbeider tar kortere tid — hver gang.